Dobry koncert zaczyna się długo przed pierwszym dźwiękiem.

Kiedy publiczność wchodzi na koncert, wszystko powinno wydawać się proste. Artysta jest na scenie. Instrument jest nastrojony. Światło działa. Program jest gotowy. Publiczność wie, gdzie usiąść, a koncert rozpoczyna się dokładnie wtedy, kiedy powinien.

I właśnie wtedy można odnieść wrażenie, że organizacja wydarzenia była prosta.

W rzeczywistości dobry koncert często zaczyna się wiele tygodni, a czasem miesięcy wcześniej.

Od czego?

1. Najpierw trzeba wiedzieć, dla kogo organizujemy wydarzenie.

To brzmi banalnie, ale jest jedną z najważniejszych decyzji. Inaczej buduje się koncert dla stałej publiczności filharmonicznej, inaczej wydarzenie rodzinne, a jeszcze inaczej projekt skierowany do dzieci, które być może po raz pierwszy mają kontakt z muzyką klasyczną.

Program, miejsce, godzina, długość wydarzenia, komunikacja – wszystko powinno z tego wynikać.

2. Program musi spotkać się z rzeczywistością.

Można mieć świetny pomysł artystyczny, ale trzeba jeszcze odpowiedzieć na pytania: ilu artystów potrzebujemy? Jakiego instrumentu? Jakiej przestrzeni? Ile czasu zajmie próba? Czy miejsce ma odpowiednie zaplecze techniczne?

I tutaj zaczyna się prawdziwa praca managerska – czyli połączenie wizji artystycznej z tym, co jest możliwe organizacyjnie.

3. Logistyka jest częścią jakości artystycznej

Transport instrumentu, noclegi, harmonogram prób, rider techniczny, strojenie fortepianu, ustawienie sceny, obsługa publiczności…To wszystko są rzeczy, których odbiorca często nie zauważa.

I bardzo dobrze.

Bo jednym z najlepszych komplementów dla organizatora jest sytuacja, w której publiczność wychodzi z koncertu, myśląc przede wszystkim o muzyce, a nie o tym, że coś nie zadziałało.

4. Zawsze warto mieć plan B.

Opóźniony transport. Niedostępny instrument. Zmiana godziny próby. Choroba artysty. Problemy techniczne.

Wydarzenia kulturalne są żywym organizmem i nie wszystko da się przewidzieć.

Dlatego dobry plan produkcyjny powinien odpowiadać nie tylko na pytanie:

„Co robimy, jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem?”

ale również:

„Co zrobimy, jeśli nie pójdzie?”

I chyba właśnie to jest jedna z najważniejszych lekcji z organizacji wydarzeń: im lepiej przygotowane wydarzenie, tym mniej tej pracy widać.

Na scenie zostaje wtedy to, co najważniejsze – artysta, muzyka i publiczność.

A cała reszta może pozostać… za kulisami.

A Wy na co zwracacie uwagę podczas wydarzeń kulturalnych? Co sprawia, że myślicie: „to było naprawdę dobrze zorganizowane”?